Мобильное рабочее место: как его создать и что при этом учесть

Мы заметили, что к нам стали часто обращаться за мобильным рабочим местом сотрудника. Оно и понятно - все привыкли вести дела со смартфонов: планировать день, заниматься спортом, общаться с друзьями. Работа не исключение. Например, страховому агенту не нужно возить с собой кипы бумаг и документов - вся информация есть в смартфоне. После заключения договора, его можно сразу сфотографировать и отправить в офис, а не везти лично.

Когда такое приложение поможет улучшить бизнес, как автоматизировать работу сотрудников через приложения и кому они помогут - выясняем ниже.

Каким сотрудникам нужны такие приложения

В основном это сотрудники, которые работают удаленно или на выезде. Маркетинговое агентство IDC классифицирует этих работников на три подгруппы:


1. Мобильный работник, работающий в офисе: тот, кто проводит большую часть своего рабочего времени в офисе компании, но иногда работает из дома или в каком-то третьем месте. Например, бухгалтеры, юристы, офис-менеджеры и т.д.

2. Мобильный сотрудник, работающий «в полях» или постоянно перемещающийся между зданиями или корпусами. Они чаще находятся в чужом кабинете, чем в своем собственном. Это продавцы, оценщики, риелторы и им подобные.

3. Домашний мобильный работник: этот сотрудник проводит большую часть рабочей недели в домашнем офисе и выходит в офис, чтобы встретиться с клиентом или коллегами. Обычно это фрилансеры, переводчики, разработчики, дизайнеры и т.д.

Когда мобильное рабочее место принесет пользу

• Если нужно быстро ответить на запрос клиента: заявка принята, встреча согласована, запрос передан в службу, с вами свяжется наш сотрудник и т.п.;
• Если сотрудники работают «в полях»: собирают информацию для базы данных (клиентов, квартир, фотографий, договоров). Например, риелтор уехал на осмотр квартиры, которую клиент хочет продать через агентство. Он приезжает на место, делает фото квартиры и сразу же загружает фото в базу. Менеджер отдела рекламы просматривает фото и замечает, что одно фото размыто и нужен другой ракурс. Он сообщает об этом риелтору, и риелтор делает нужные фото все еще находясь на объекте;
• Если сотрудники выполняют план по договорам, клиентам, сделкам и т.д. Например, сегодня последний день планового периода. Риелтор заключает сделку вечером на выезде. Чтобы сделка попала в план, риелтору пришлось бы ехать вечером в офис и заполнить документы или как-то отчитаться по сделке. С помощью мобильного приложение он может «закрыть сделку» прямо на месте и переслать подписанные документы с фотографиями;
• Если для работы вашим сотрудникам нужны внутренние системы, которые используют единую базу данных организации: CRM, система документооборота, система учета задач, тогда приложение принесет пользу. Такое мобильное приложение позволит сотрудникам работать с системами организации из любой точки мира.

Когда мобильное приложение не нужно

• Если можно воспользоваться готовым приложением. Например, не изобретать мессенджер для команды, а скачать Slack, Skype или Telegram. Кроме мессенджеров можно использовать таск-трекеры, календари, сканеры и другие приложения, которые не требуют интеграции с существующей системой организации-заказчика. Сотрудники скачивают их и работают.

• Если для работы можно использовать «фишки» гаджета, которых нет на офисных компьютерах:
  1. Фото
  2. Видео
  3. Запись разговора
  4. Сканирование штрих-кода
  5. Получение данных о координатах точки на местности
  6. Распознавание речи.

5 моментов, которые нужно учесть:

Временные зоны

Смена временных зон не должна сказываться на времени выполнения задач. Иначе получится, что сотрудник работает в другом часовом поясе, и время на выполнение задачи продлевается или сокращается. Геолокация не всегда сработает: например, нет интернета, пользователь находится в помещении или экономит заряд батареи. Чтобы так не случилось, лучше указывать не точную дату/время выполнения задачи, а так: «до встречи с заказчиком осталось 36 минут» или «до завершения задачи осталось 3 дня». Можно просто указывать часовой пояс вручную.

Одновременная работа нескольких пользователей над одной задачей

Тут работает правило: кто последний внес изменения, те изменения и приоритетны. Если устройство подключено к интернету, проблем никаких. Если интернета «в поле» нет, может случиться так: пользователь внес изменения, изменения попали в систему только когда появился интернет, и не факт, что они будут на тот момент актуальны и не «затрут» более позднюю информацию.

Безопасность информации

Мобильные устройства оснащены защитными барьерами, например, «вход по отпечатку пальца», но мы не можем обязать всех пользователей мобильных рабочих мест пользоваться ими. Чтобы обеспечить сохранность данных и не перегружать пользователя бесконечным вводом паролей, можно разделить функциональность на «свободную» и «требующую подтверждения доступа». Сюда уже добавляем вход по паролю, смс или коду или по отпечатку пальца.

Объем загружаемой информации

Телефоны могут делать видео и фото в хорошем качестве и большого размера. Если мы отправляем полноразмерные изображения через смартфон, мобильный интернет «в полях» может замедлить или даже приостановить работу сотрудника. Для этого предусматриваем функцию сжатия передаваемого через интернет контента. Сжимать надо разумно, с этими фото и видео придется потом работать, и качество материала не должно сильно падать.

Работа в офлайн-режиме

Приложение не должно занимать много памяти на устройстве пользователя. Идеально, когда всегда есть доступ в интернет, и на устройстве хранится только необходимый минимум. Работа в режиме офлайн предполагает, что на устройстве хранится вся информация: каталоги товаров, список клиентов, реестры задач и т.д., которая занимает десятки мегабайт. Если не можем обеспечить постоянный доступ к интернет, разграничиваем, что доступно сотруднику при работе в офлайн-режиме. Например, доступен список клиентов, но без их фотографий, или доступен каталог товаров, но без картинок и видео.

Онлайн или офлайн

Когда нужно	Онлайн рабочее место	Офлайн рабочее место
Преимущества	Данные о продажах, выполненных задачах и т.д. сразу отправляются на сервер и видимы для руководства Новые задачи сотрудник видит сразу Дешевле и быстрее разработать Проще синхронизировать информацию между сотрудниками	Не нужен постоянный доступ к интернету - можно выезжать даже в отдаленные места.
Недостатки	Нужен постоянный доступ к Интернету - не уедешь далеко от станций приема	Данные о продажах, выполненных задачах и т.д. не сразу отправляются на сервер Новые задачи сотрудник видит только после обновления Дороже и дольше разработать Информация между сотрудниками синхронизируется только после обновления информации через интернет

Чем больше сотрудников используют приложение и участвуют в совместных задачах, тем сложнее использовать оффлайн режим. Функциональность без интернета хороша, если сотрудников не больше 5-10, и они работают над разными задачами.

Функциональность мобильного рабочего места

Разберемся, как определиться с функциональностью для мобильного рабочего места. Если его будет мало, сотрудник не сможет быть полностью мобильным, а если слишком много - приложение будет перегруженным и не удобным в использовании.

Каждое мобильное рабочее место носит индивидуальный характер и заточено под требования и специфику конкретной организации. Но, основываясь на практике создания мобильных решений для бизнеса, мы выделили общие универсальные функции:

Авторизация и регистрация с возможностью входа по отпечатку пальца или паролю (дополнительная защита данных);

Личный кабинет (ФИО, аватар, название организации, подразделения);

Работа с различного рода задачами, заданиями, заявками (все функции, которые войдут в этот раздел отнести к специфическим, об этом мы поговорим ниже);

Push-уведомления (о новых задачах, заявках, изменениях в документах).

Специфические функции мобильного рабочего места продумываются индивидуально для каждого проекта на стадии аналитики. Это делается для того, чтобы в разработку ушли правильные и корректные требования, и не пришлось все переделывать, когда мобильным рабочим местом начнут пользоваться реальные сотрудники компании.

Рассмотрим специфические особенности мобильных рабочих мест на примере мобильного приложения для сотрудников агентства недвижимости. Приложение создавалось для риелторов. Мы включили в него все универсальные компоненты и интегрировали с CRM. Благодаря интеграции с корпоративной CRM-системой сотрудники компании, находясь за пределами офиса, оперативно выполняют свои обязанности и загружают актуальные данные о купленной и арендованной недвижимости.

1. В программу встроен Task tracker, позволяющий сотруднику в режиме онлайн видеть обновленный список своих задач.
2. Работа с задачами:
   - открыть задачу на просмотр,
   - внести изменения в задачу (написать комментарий, прикрепить фото, внести номер договора и т.п.),
   - сохранить задачу,
   - завершить задачу с выбором результата завершения.

3. Встроенная камера. После посещения объекта риелтор фотографирует помещение и оформляет агентский договор на сдачу квартиры в аренду. В приложении он может моментально загружать фото договора и объекта в CRM-систему компании, после чего менеджер в офисе приступает к обработке сделки.
4. Приложение доступно для платформ iOS и Android, так как у сотрудников могут быть разные смартфоны.

Если мы говорим о специфической функциональности приложений для финансистов, то это доступ к различным документам, статистическим данным, формам отчетности компании, подразделений, отдельных сотрудников и т.д.
Для продавцов - это возможность отслеживать новые заказы: дата поставки, адрес, работать с артикулами, брать заказ в работу, изменять статус заказа, отслеживать его перемещение по трекеру.

Мобильные телефоны и мобильные приложения давно перестали быть просто игрушкой. Сейчас это удобные, скоростные и защищенные программы для достижения бизнес-целей и отслеживания результатов сотрудников. Мобильное рабочее место - это среда, в которой сотрудники могут получить доступ ко всем обычным системам передачи данных или голоса, документам и приложениям, необходимые им в ежедневной работе. У них должна быть возможность корректно исполнить свои обязанности на расстоянии с мобильного или портативного устройства.